老版大阳城集团网站2018年9月授位在职研究生学位档案归档及领取学位证书的通知
作者:   来源:老版大阳城集团网站    发布时间:2018-09-28 09:48:47   浏览次数:

老版大阳城集团网站2018年9月授位在职研究生: 

     现将老版大阳城集团网站2018年9月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下,请各培养单位及申请学位个人按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案后方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。

    一、《研究生管理系统》中有关信息录入:

    学生登陆并完成《研究生管理系统》中学位档案相关信息录入:登陆《研究生管理系统》(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,进入卷内目录填写界面。 

    填写数据要求如下: (形成时间为当时填写此材料的时间)

例:


材料名称

形成时间

份数

页数

备注

硕士学位论文

答辩申请书

2018.06

1

4

 

 

    注意以下几点:

    (1)页面中如显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改。

    (2)形成时间格式为YYYY,MM,份数、页数为数字格式;份数为同一种类型的材料有几份;页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页双面如果都有内容为2),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填,页数应该填;论文页数填写论文总页数。

    (3)信息填写完毕后,点击提交按钮。 

    (4)表决票的粘贴方法如图:左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。



            http://www.medgrade.sdu.edu.cn/upload/1262840948.jpg



    二、打印学位档案 卷内目录并依照目录整理档案 
    研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

    (一)归档材料报送内容及要求:

    1、学位档案材料1份,归档学位论文1本(线装本,论文另附不用装订在卷中), 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。   

    注意:各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理,按学生类型及学号顺序排放整齐!

    2、博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张(博士2\硕士1寸) ,放在统一发放的照片袋内;

    3、博士生论文答辩照片三张.

    (二)档案材料的整理与立卷:

    1、打印卷内目录:(1)在自己的系统中打印;(2)第一页目录,只填写形成时间、页码;(3)目录页不编页码;(4)目录后一页为第一页,顺序编页码,有字即是一页,正反面的算2页;

    2、文件组卷:博士、硕士学位材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过 200 页;

    3、排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;

    4、编码:按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正。)

    5、填写卷内备考表:请点击《备考表》下载;立卷人(秘书签字)、审核人(分管领导签字),时间填好!此表按顺序附最后一页即可,不用编号.

    6、填写卷皮:  

    案卷题名:山东大学2018-2019学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。

    归档单位:老版大阳城集团网站

    起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2017.12-2018.09

    页号: 论文封面右下角铅笔编的流水号 

     装订:除学位论文外,其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线,装订前应去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。三孔一线方法如图:



      http://www.medgrade.sdu.edu.cn/upload/1262841039.jpg



    学位档案规格与质量要求:

    1、凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

    2、归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

    3、归档文件材料应统一规格。

    4、归档学位论文必须是线装本(论文另附不用装订在卷中), 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。

    5、照片归档具体规格如下:

    (1)博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张(博士2寸、硕士1寸);

    (2博士生论文答辩照片三张分别为:导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。

学生要求:每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ正在答辩,ⅹⅹⅹ与答辩委员)电子版刻光盘提交,每人装一个信封,信封上写学生学号、类型与姓名),

培养单位要求:请将本单位所有博士研究生照片装入一个文件袋并注明学生类型、学号、姓名、人数。

    (三)各培养单位须核查以下归档材料及内容(见下表)




序号

检查内容

备注

 

 

 

1

卷内目录是否自己在系统内打印

 

2

是否按照各自相应卷内目录的文件序号循序进行排列

 

3

标号是否正确

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12)直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标。

4

编号完成与卷内目录核对页号是否一致

 

5

最后一页是否为备考表

 

 

 

 

1

归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生及其导师亲笔签名的正本

 

2

用笔及书写是否符合要求

归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

3

归档论文是否为线装本

1本

 

 

1

案卷题名:山东大学 2017-2018学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。

 

2

归档单位:老版大阳城集团网站

 

3

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2017.12-2018.09

 

4

页号:论文首页右下角铅笔编的流水号

 

 

 

1

除学位论文外,其它材料是否按规范要求装订成册。

 

2

是否为三孔一线法,线是否拉紧系好;

 

3

装订前是否已去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。

 

4

是否将装订本侧面的棱折好

一般20页左右一个棱


































                 

  

三、学位档案归档及学位证领取时间:

    各授位研究生请于2018年9月29日-30日及2018年10月8日-10日将学位档案材料直接报送至老版大阳城集团网站研究生办公室(趵突泉校区教学八号楼一层研究生办公室)归档工作完成后方可领取学位证书

    四、特别提示:

1、    1、归档涉及材料请至导师所在医院教育处领取!

2、    2、凡领回档案中一式两份的材料此次学位档案整理过程中仅装入一份,如在职资格审核简况表、报名表及学位审批书(或专业学位申请书)、成绩单等。剩余一份是归档于个人人事档案,请封存后交回人事关系所在单位。

    3、学位论文务必要有本人及导师的签名。

    4、请检查各自学位审批书(申请书)最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批书中“毕业证书编号”一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。

    5、学位审批书或专业学位申请书  最后一页校学位评定委员会信息请按如下填写:校学位评定委员会人数15人;出席委员人数15人;同意授予学位票数15;不同意授予学位票数,0;弃权票数,0,会议时间:2018年9月26日。

     以上4 请务必按要求补充并填写,否则会导致个人档案信息不完整。



                                                                            老版大阳城集团网站研究生办公室

                                                                                            2018.09.28